So funktioniert Process Engine

In 3 Minuten vom Text zum fertigen Prozessdiagramm.

Prozess beschreiben

Beschreibe deinen Geschäftsprozess einfach in normalem Text – so wie du ihn einem Kollegen erklären würdest. Keine spezielle Formatierung nötig.

·Wer macht was? (z.B. "Der Vertrieb schickt das Angebot per E-Mail")
·Welche Tools werden benutzt? (z.B. "in Excel", "über SAP", "per Telefon")
·Wie lange dauert ein Schritt? (z.B. "Das dauert ca. 30 Minuten")
·Was passiert danach? (z.B. "Dann prüft die Buchhaltung die Rechnung")

Beispiel

"Der Kunde schickt eine Anfrage per E-Mail. Der Vertrieb prüft die Anfrage manuell in Outlook und trägt sie in Excel ein. Dann wird ein Angebot in Word erstellt und per E-Mail zurückgeschickt. Nach Auftragseingang trägt der Vertrieb alles manuell in SAP ein. Die Buchhaltung erstellt die Rechnung in SAP und verschickt sie per Post."

KI analysiert deinen Prozess

Nach einem Klick auf "Analysieren" übernimmt die KI. Sie liest deinen Text und erkennt automatisch alle wichtigen Details.

·Prozessschritte – jede einzelne Aktion wird als eigener Schritt erfasst
·Akteur – wer führt den Schritt aus? (z.B. Vertrieb, Buchhaltung, Kunde)
·Tool – welches System oder Werkzeug wird benutzt? (z.B. SAP, Excel, E-Mail)
·Typ – ist der Schritt manuell (orange) oder automatisiert (grün)?
·Datenfluss – welche Information wird weitergegeben?
·Dauer – wie lange dauert der Schritt in Minuten?
·Medienbrüche – wo wechselt das Medium? (z.B. von Digital zu Papier) → werden als rote gestrichelte Linie markiert

Diagramm verstehen

Das Ergebnis ist ein interaktives Flussdiagramm. Du kannst es direkt im Browser anschauen, bearbeiten und exportieren.

·🟠 Orange = manueller Schritt (Mensch macht es von Hand)
·🟢 Grün = automatisierter Schritt (System macht es automatisch)
·— Rote gestrichelte Linie = Medienbruch (Systemwechsel, z.B. Digital → Papier)
·Jeder Knoten zeigt: Name des Schritts, Akteur, Tool, Dauer

Auf jeden Schritt klicken

Klicke auf einen Schritt im Diagramm um alle Details zu sehen: Akteur, Tool, Typ, Datenfluss, Dauer und Notizen. Du kannst jeden Schritt auch manuell bearbeiten.

Effizienz-Score & Vorschläge lesen

Unter dem Diagramm bekommst du automatisch zwei Auswertungen:

Effizienz-Score (0–100)

Die KI bewertet deinen Prozess und zeigt dir die 3 größten Schwachstellen. Je höher der Score, desto effizienter läuft dein Prozess.

Automatisierungsvorschläge

Für jeden manuellen Schritt schlägt die KI ein konkretes Tool vor (z.B. "Zapier", "Make", "Microsoft Power Automate") und bewertet den Nutzen als hoch, mittel oder niedrig.

Speichern, Exportieren, Weiterverwenden

Dein Prozess wird automatisch gespeichert. Du findest ihn jederzeit in der linken Sidebar unter "Einzelprozesse".

·Mehrere Prozesse zu einer Prozesslandkarte zusammenführen (z.B. alle Prozesse einer Abteilung auf einen Blick)
·Diagramm als PNG oder PDF exportieren (Pro)
·Prozessnamen umbenennen (Doppelklick auf den Namen in der Sidebar)
·Einzelne Schritte bearbeiten (auf Schritt klicken → Bearbeiten)

Häufige Fragen

Wie detailliert muss mein Text sein?

Je mehr Details du angibst, desto präziser wird das Diagramm. Mindestens 3–4 Sätze reichen für einen einfachen Prozess. Für komplexe Prozesse gerne mehr.

Kann ich das Ergebnis bearbeiten?

Ja. Klicke auf jeden Schritt im Diagramm um ihn zu bearbeiten – du kannst Akteur, Tool, Typ und Dauer anpassen.

Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch entsteht wenn Informationen von einem System ins nächste manuell übertragen werden müssen – zum Beispiel wenn jemand Daten aus einer E-Mail abschreibt und in Excel einträgt. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte zeigt mehrere Prozesse auf einen Blick. Du kannst beliebig viele gespeicherte Prozesse auswählen und zusammenführen – zum Beispiel alle Prozesse einer Abteilung.

Bereit? Analysiere deinen ersten Prozess.

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